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Descrição de Cargos – Passou da hora de renovar!

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 Descrição de Cargos: um instrumento deficiente. Por quê?

Tradicionalmente os cargos são descritos com base em entrevistas ou questionários respondidos pelos próprios ocupantes, posteriormente validados pela liderança, claro!

Porém, exceto os profissionais da alta cúpula, tradicionalmente também, é raro o profissional que tem uma visão sistêmica da organização. Que conhece e entende os objetivos e planos da empresa. Que compreende os resultados almejados pelo negócio e sabe com clareza como suas atividades podem contribuir para esses resultados. Isso inclui as lideranças que, com muita frequência são profissionais colocados nessas posições sem o devido preparo por parte das empresas.

Por isso entrevistas e questionários respondidos pelos ocupantes dos cargos estão longe de ser fonte consistente para criar a base da gestão de pessoas. Essas descrições carregam deficiências que vão enfraquecer planos e programas de gestão de pessoas.

Na grande maioria das empresas, as descrições de cargo são elementos tratados de forma incompleta, e desconectada dos resultados e objetivos organizacionais. Por isso acabam se transformando em documentos formais desintegrados do negócio, que rapidamente se tornam obsoletos, ocupando espaço nos arquivos, e mal servem para a empresa utilizar em questões trabalhistas.

Descrição de Cargos baseada em processos

No entanto, o cargo é a menor parte, e uma parte muito importante da estrutura organizacional. E o que é a estrutura organizacional? Resumidamente, é a forma como a empresa se organiza para operar e colocar seus produtos ou serviços no mercado.

Para maior facilidade de gestão a empresa quando cresce precisa se dividir em partes menores. Essa divisão é o que chamamos de departamentalização, que nada mais é do que a divisão da empresa em departamentos, áreas, setores, como por exemplo a área comercial, administrativa, financeira, produção, logística e daí por diante.

Cada área é composta por um conjunto de processos. Cada processo é composto por um conjunto de atividades e tarefas, que devem ser distribuídas para a estrutura de cargos na forma de descrição de funções!

É com base nas atividades e tarefas que compõem os processos organizacionais que vamos definir a estrutura de cargos mais adequada ao negócio. Os processos são a base mais eficaz para responder quais cargos serão necessários e quantos cargos são necessários para atender à dinâmica de uma empresa.

As atividades e tarefas atribuídas aos cargos representam a divisão do trabalho na organização. E a divisão do trabalho deve ocorrer com base na lógica do negócio. Deve evitar redundâncias ou atividades que se repetem sem necessidade, aquelas que são realizadas sem que as pessoas se dêem conta que não levam a nada. Deve evitar loopings, ou vai e vens desnecessários, que só trazem desperdícios de tempo, e consequentemente, de dinheiro.

A descrição de cargos baseada em processos identifica e corrige essas deficiências. As descrições baseadas em entrevistas e questionários registram e institucionalizam essas deficiências.

A estrutura de cargos deve ser criada para propiciar a melhor divisão das atividades e tarefas, para promover o alcance os resultados e objetivos organizacionais.

Mas o que ocorre na prática é que raramente os cargos recebem das empresas o tratamento adequado. São frequentemente criados sem nenhum critério e nenhum controle, muitas vezes para possibilitar um aumento de salário ou uma promoção fora das regras ou sem justificativa.

Um exemplo disso é o uso abusivo de sufixos como júnior, pleno, sênior, ou I, II, III colocados na frente do nome do cargo para segurar alguém que pede demissão, ou para acalmar colaboradores que demandam crescimento de carreira ou aumento de salários. Isso faz com que as empresas, tenham estruturas desorganizadas, inchadas, e um custo de folha de pagamento bem maior que o necessário.

Nós desenvolvemos um método de descrição de cargos, no qual quem nos responde o que deve ser feito, como e por quem é o negócio, considerando sua natureza e sua dinâmica. Nesse método a técnica de divisão do trabalho ocorre com base em processos.

A modelagem de processos nos dá as respostas que precisamos, pois organiza as atividades da maneira que elas devem ser realizadas, em um fluxo que permite melhor qualidade e produtividade.

A empresa é um sistema composto por áreas funcionais. Cada área agrupa um conjunto de processos. Isso significa que os processos já acontecem naturalmente, com vícios, deficiências, redundâncias, loopings….

Mapear, analisar, e agrupar adequadamente os processos, identificando necessidades e promovendo melhorias e adequações, é a melhor maneira de organizar a estrutura da empresa, para o melhor fluxo de trabalho.

Pelo mapeamento de processos, chegamos a um nível de detalhamento adequado, para atribuir atividades aos cargos.

Os processos possibilitam a definição de indicadores de desempenho, deixando claro para os colaboradores o resultado esperado da sua performance. Isso significa expectativas claras e combinadas entre a empresa e o colaborador, entre líder e liderado!

A definição dos cargos com base em processos também permite evidenciar a relação cliente-fornecedor interno, estimulando o espírito de equipe.

Descrição de Cargos: uma responsabilidade conjunta!

Por fim, é importante deixar muito claro que a definição de cargos e divisão do trabalho não é um atribuição exclusiva do RH! É uma responsabilidade que deve ser assumida de maneira conjunta pelas lideranças da empresa, com o apoio do RH. Pois, como dissemos anteriormente, a divisão de trabalho impacta diretamente no custo de folha de pagamento, que costuma ser um dos mais altos da empresa. Também impacta diretamente na produtividade das equipes e no resultado da empresa.

Este texto está disponível na versão podcast.

Disponibilizamos um modelo de descrição de cargos para servir como exemplo. Acesse aqui.

 

Descrição de Cargos: Um instrumento deficiente. Por quê?

Tradicionalmente os cargos são descritos com base em entrevistas ou questionários respondidos pelos próprios ocupantes, posteriormente validados pela liderança, claro!

Porém, exceto os profissionais da alta cúpula, tradicionalmente também, é raro o profissional que tem uma visão sistêmica da organização. Que conhece e entende os objetivos e planos da empresa. Que compreende os resultados almejados pelo negócio e sabe com clareza como suas atividades podem contribuir para esses resultados. Isso inclui as lideranças que, com muita frequência são profissionais colocados nessas posições sem o devido preparo por parte das empresas.

Por isso entrevistas e questionários respondidos pelos ocupantes dos cargos estão longe de ser fonte consistente para criar a base da gestão de pessoas. Essas descrições carregam deficiências que vão enfraquecer planos e programas de gestão de pessoas.

Na grande maioria das empresas, as descrições de cargo são elementos tratados de forma incompleta, e desconectada dos resultados e objetivos organizacionais. Por isso acabam se transformando em documentos formais desintegrados do negócio, que rapidamente se tornam obsoletos, ocupando espaço nos arquivos, e mal servem para a empresa utilizar em questões trabalhistas.

Descrição de Cargos baseada em processos

No entanto, o cargo é a menor parte, e uma parte muito importante da estrutura organizacional. E o que é a estrutura organizacional? Resumidamente, é a forma como a empresa se organiza para operar e colocar seus produtos ou serviços no mercado.

Para maior facilidade de gestão a empresa quando cresce precisa se dividir em partes menores. Essa divisão é o que chamamos de departamentalização, que nada mais é do que a divisão da empresa em departamentos, áreas, setores, como por exemplo a área comercial, administrativa, financeira, produção, logística e daí por diante.

Cada área é composta por um conjunto de processos. Cada processo é composto por um conjunto de atividades e tarefas, que devem ser distribuídas para a estrutura de cargos na forma de descrição de funções!

É com base nas atividades e tarefas que compõem os processos organizacionais que vamos definir a estrutura de cargos mais adequada ao negócio. Os processos são a base mais eficaz para responder quais cargos serão necessários e quantos cargos são necessários para atender à dinâmica de uma empresa.

As atividades e tarefas atribuídas aos cargos representam a divisão do trabalho na organização. E a divisão do trabalho deve ocorrer com base na lógica do negócio. Deve evitar redundâncias ou atividades que se repetem sem necessidade, aquelas que são realizadas sem que as pessoas se dêem conta que não levam a nada. Deve evitar loopings, ou vai e vens desnecessários, que só trazem desperdícios de tempo, e consequentemente, de dinheiro.

A descrição de cargos baseada em processos identifica e corrige essas deficiências. As descrições baseadas em entrevistas e questionários registram e institucionalizam essas deficiências.

A estrutura de cargos deve ser criada para propiciar a melhor divisão das atividades e tarefas, para promover o alcance os resultados e objetivos organizacionais.

Mas o que ocorre na prática é que raramente os cargos recebem das empresas o tratamento adequado. São frequentemente criados sem nenhum critério e nenhum controle, muitas vezes para possibilitar um aumento de salário ou uma promoção fora das regras ou sem justificativa.

Um exemplo disso é o uso abusivo de sufixos como júnior, pleno, sênior, ou I, II, III colocados na frente do nome do cargo para segurar alguém que pede demissão, ou para acalmar colaboradores que demandam crescimento de carreira ou aumento de salários. Isso faz com que as empresas, tenham estruturas desorganizadas, inchadas, e um custo de folha de pagamento bem maior que o necessário.

Nós desenvolvemos um método de descrição de cargos, no qual quem nos responde o que deve ser feito, como e por quem é o negócio, considerando sua natureza e sua dinâmica. Nesse método a técnica de divisão do trabalho ocorre com base em processos.

A modelagem de processos nos dá as respostas que precisamos, pois organiza as atividades da maneira que elas devem ser realizadas, em um fluxo que permite melhor qualidade e produtividade.

A empresa é um sistema composto por áreas funcionais. Cada área agrupa um conjunto de processos. Isso significa que os processos já acontecem naturalmente, com vícios, deficiências, redundâncias, loopings….
Mapear, analisar, e agrupar adequadamente os processos, identificando necessidades e promovendo melhorias e adequações, é a melhor maneira de organizar a estrutura da empresa, para o melhor fluxo de trabalho.

Pelo mapeamento de processos, chegamos a um nível de detalhamento adequado, para atribuir atividades aos cargos.

Os processos possibilitam a definição de indicadores de desempenho, deixando claro para os colaboradores o resultado esperado da sua performance. Isso significa expectativas claras e combinadas entre a empresa e o colaborador, entre líder e liderado!

A definição dos cargos com base em processos também permite evidenciar a relação cliente-fornecedor interno, estimulando o espírito de equipe.

Descrição de Cargos: Uma responsabilidade conjunta!

Por fim, é importante deixar muito claro que a definição de cargos e divisão do trabalho não é um atribuição exclusiva do RH! É uma responsabilidade que deve ser assumida de maneira conjunta pelas lideranças da empresa, com o apoio do RH. Pois, como dissemos anteriormente, a divisão de trabalho impacta diretamente no custo de folha de pagamento, que costuma ser um dos mais altos da empresa. Também impacta diretamente na produtividade das equipes e no resultado da empresa.